I cessionari e i committenti sulla base delle regole interpretative fornite dalla circolare 1/E/2018 che rendono necessario tracciare il momento di ricezione delle fatture devono verificare se i propri sistemi di gestione dei predetti documenti commerciali sono già oggi in grado di registrare puntualmente l’informazione. E’ questa informazione infatti che consente al contribuente di esercitare legittimamente il diritto a detrazione e di garantire la tenuta di una corretta contabilità.
Dal punti di vista operativo sono diverse le modalità che i fornitori utilizzano per l’emissione e la trasmissione delle fatture o che i clienti utilizzano per la ricezione delle stesse. Queste modalità già oggi molto spesso garantiscono al cliente la possibilità di individuare il momento in cui la fattura entra in suo possesso. Si pensi ad esempio alle pec per lo scambio delle fatture. Al contrario in caso di utilizzo di posta ordinaria tale garanzia verrebbe a mancare. Stessa garanzia la si ottiene nel caso di fatture messe a disposizione su un’apposita piattaforma da parte del fornitore ( si pensi ad esempio alle fatture delle utenze elettriche o telefoniche o del telepass). In questo caso è possibile ricondurre il momento della ricezione della fattura al momento in cui la stessa è messa a disposizione sul portale stesso a prescindere dal momento in cui il cliente procede a scaricare dal portale la fattura. Anche nel caso di fatture cartacee ricevute per posta ordinaria o per consegna a mano potrebbero non esservi dubbi sul momento della ricezione nel caso in cui si usasse un timbro protocollo numerando e datando in ordine progressivo i documenti che si ricevano.
E’ chiaro quindi che va verificato che gli strumenti che si utilizzano siano in grado di garantire l’esatto momento di acquisizione delle fatture al fine di garantirsi la possibilità di detrarre l’Iva nonchè una corretta tenuta della contabilità al fine di evitare pesanti sanzioni.